강한 회사는 회의가 다르다고 합니다.
회의는 그 기업의 문화를 집약하고 있다고 해도 과언이 아니며, 따라서 팀을, 부서를, 회사를 바꾸고 싶다면 먼저 회의 문화부터 점검해 보아야 합니다. 금번 뉴스레터에서는 SK, 캐논, HP등 다른 회사의 회의문화를 살펴보는 시간을 갖습니다.
>>> SK네트웍스 – “자료는 없다. 무조건 전원 토의”
“SK네트웍스는 ‘노 페이퍼(No Paper)’회의를 지향한다. 토의 주제가 따로 없다.
따라서 자료를 서면으로 준비할 필요가 없다. 시간을 정해 놓고 순서대로 보고하는 딱딱한 분위기가 아니라 그냥 자연스럽게 얘기를 주고받는 형식이다.
30명 이상 참석하는 임원회의 때 시간이 걸리더라도 참석 임원들이 모두 자신의 의견을 말하고 토론이 이루어지도록 한다. 직원들이 참석해도 반드시 자신의 의견을 피력해야 한다.
“회의석상에서 입을 다물고 있어서는 안 된다”는 것이 CEO의 지론이다.
아무리 창의성이 있는 사람이라도 발표하지 않으면 ‘꿔다놓은 보릿자루’라는 것이다.
CEO는 의견을 모두 듣고 빠른 판단으로 핵심을 찌르는 명쾌한 결론으로 교통정리를 한다.
>>> 캐논 – 스탠딩 회의
캐논의 회의혁명 핵심은 스탠딩(Standing)회의이다. 캐논은 회의를 서서 진행하기 위해 모든 회의테이블 다리를 30cm씩 높였다. 서서 회의를 하면 회의시간도 짧아지고 집중력이 높아지며 다리에 자극을 받아 두뇌회전도 빨라지고, 회의시간에 조는 일도 없어지게 된다는 것이다.
점심식사는 샌드위치로 해결하는데, 물론 서서 먹어야 한다. 자료반입을 허용하면 자료만 줄줄 읽어 내리다 회의가 끝날 수도 있다는 우려 때문에 회의실에 일체의 자료를 가지고 들어오는 것이 금지되어 있다
3회 이상 발언하지 않으면 퇴거명령이 떨어진다. ‘~일 것이다, ~라고 생각한다.’ 등 자신감이 결여된 의견을 5회 이상 발언하면 그 자리에서 바로 보고중지 명령을 받는다.
‘대체로, 거의, 아마도’ 같은 애매한 표현에도 당장 레드카드가 떨어진다.
>>> SK 자유로운 토론문화의 상징 – 캔미팅(Can Meeting)
SK 의 기업문화는 고유한 경영도구인 “SKMS(SK 경영관리체계) : SK Management System”을 중심으로 발전되어왔다. 캔미팅은 그중의 하나로서 조직 구성원들이 직급 구분 없이 회사와 떨어진 독립된 장소에서 수시로 정해진 경영과제에 대해 격의 없이 자유롭게 논의하는 것을 의미한다. 이 회사 관계자는 “캔미팅을 통해 SK C&C는 해결해야 할 다양한 과제에 대해 자유로운 의견개진을 이뤄내며, 단순 상의하달식의 해결 방식이 아닌 모두가 동의하는 최상의 해결안과 실행안을 도출, 활기찬 조직문화를 이끌어내고 있다.”고 말했다.
>>> HP – 커피브레이크
삼성전자는 1986년 미국HP사와 합작회사를 설립했다. 이때 삼성전자는 가전제품은 잘 만들었으나 컴퓨터 산업에 대해서는 경험이 없었다.
고(故)이병철 회장은 HP와의 합작을 통해 컴퓨터 제조기술과 마케팅기법을 배우라고 지시했으며 미국 HP에서 6명의 임원이 한국에 근무하며 HP의 관리방식을 전수하였다.
▶ 커피 브레이크 – 매일 오전 10시면 한 장소에 모여 커피를 함께 마신다.
아무런 사무집기도 없는 빈 공간에서 모두가 한손에 커피잔을 들고 가볍게 대화를 나누는 것이다.
한쪽 코너에는 커피와 도넛을 준비해놓고 도넛을 먹거나 커피를 마시며 아무하고나 자유롭게 이야기를 주고받는다. 이시간이 되면 사장에서부터 여직원에 이르기까지 모두가 일을 멈추고 모인다.
영업사원은 관리팀장과 이야기하고, 사장은 개발실 직원들과 서서 이야기한다.
HP의 잉크젯 프린터의 개발 아이디어도 바로 이 커피 브레이크에서 나온 것이다.
매일 열리는 커피 브레이크로 인해 불필요한 회의가 대폭 줄어들었을 뿐만 아니라 회의 때에도 대화의 부족에서 생기는 커뮤니케이션 실수도 현저히 감소했다고 한다.
◆ 살아있는 회의는…
– 원 칙 : Time is money
– 사전통보 : 목적, 시간, 장소, 참석 대상 검토 자료 사전 배포
– 참석대상 : 회의 주재자에게 결정권 위임
– 시 간 : 5분 전 집합, 정시 시작 1시간 이내 종료
– 존댓말 사용 : 인격 존중
– 결론확인 : 종료시 결론 재확인, 다음 회의 안건 공지
– 회 의 록 : 한 장으로 작성 공유
◆ 죽어가는 회의는…
– 회의시간 : 결정된 회의가 늦게 열린다.
– 회의자료 : 이해하기 어려운 회의 자료
– 보고내용 : “대략…” 모호한 보고가 많다.
– 의견제출 : 타 부서 일에 대해 말하지 않는다.
– 리더역할 : 리더가 “결론은 다음번에”라고 미룬다.
– 회의결과 : 회의가 끝난후 무엇을 했는지 기억나지 않는다.
– 회의종료 : 끝날 시간을 참석자들이 예측할 수 없다.
